De 5 Gouden tips voor effectief vergaderen in de ondernemingsraad (OR)

Niet elke ondernemingsraad is heel enthousiast over hoe er wordt vergaderd. Vergaderingen duren vaak te lang, er worden niet echt besluiten genomen of er is teveel eenrichtingsverkeer. Dat kan beter. Hoe maak je de OR-vergadering effectiever?

1. Bepaal concreet wat het doel van een agendapunt is. En wanneer het punt afgerond is.
Als er al een agenda is, staat daar vaak een algemeen onderwerp op. Bijvoorbeeld: ‘medewerkerstevredenheid’ of ‘jaarplan’. Je kunt je hier met de beste wil van de wereld niet op voorbereiden. En tijdens de vergadering is niet duidelijk wat er uit moet komen. Al snel geven de mensen die graag vertellen hun mening. Na een tijdje rondt de voorzitter maar weer af en gaat over naar het volgende onderwerp. Wat is nu de conclusie of de actie? Bepaal voordat je het punt gaat bespreken waarom het punt wordt besproken en wanneer het bespreken van het punt klaar is.

2. Bepaal wie voorzit.
Vaak is de voorzitter van de ondernemingsraad ook de voorzitter van de vergadering. Of de bestuurder. Dat is niet altijd de beste voorzitter. Al was het maar omdat hij of zij vaak zelf ook een duidelijke inhoudelijke mening heeft. Meepraten en voorzitten kan niet goed tegelijkertijd. Bedenk daarom van tevoren wie een punt of een vergadering het beste zou kunnen voorzitten. Ga niet democratisch rouleren met voorzitters. Niemand wordt er gelukkig van als er iemand voorzit die het eigenlijk niet wil en niet goed kan.

Als voorzitter is het belangrijk om strak te sturen op het beantwoorden van een centrale vraag. Als het goed is, weet iedereen steeds welke vraag de OR aan het beantwoorden is. OR-leden haken af als OR-collega’s afwijken van het onderwerp of het onderwerp verbreden.

3. Bepaal hoe je het punt gaat bespreken.
Als je het onderwerp ‘in de groep gooit’, ben je de controle kwijt. Bedenk hoe je het onderwerp het beste kunt bespreken: met een duidelijke vraag in een brainstorm, in kleinere groepjes of met een rondje. Wat het beste werkt, hangt af van het onderwerp. Bij grotere ondernemingsraden werken kleinere groepjes beter. Kies niet standaard voor een rondje. Dat duurt vaak lang en heeft weinig zin als de meeste mensen het eigenlijk ongeveer wel met elkaar eens zijn.

4. Bedenk hoe je besluit.
Een veelgehoorde klacht is dat een genomen besluit opnieuw wordt bediscussieerd. Dat komt omdat het besluit vaak niet heel expliciet is genomen. Dus: vat aan het eind samen wat er precies is besloten, schrijf het op en bepaal eventueel wie er wat moet gaan doen.

Vraag ook vaker wie er voor en tegen is. Gewoon even de handen opsteken. Soms blijkt dat er al lang een ruime meerderheid voor het voorstel is. Wat doe je als de OR het niet eens wordt? Meestal gaat de OR op zoek naar compromissen of stelt het onderwerp uit. De vraag is of het erg is als er een paar mensen het er niet mee eens zijn? Bepaal (vooraf) wat je doet als je het niet helemaal eens wordt.

5. Bespreek de voortgang.
En last but not least: bespreek hoe het staat met de eerder genomen besluiten. Dat kan met een actielijstje of aan de hand van het verslag. Dit is een minder populair onderdeel van vergaderen. Toch voorkom je hiermee dat OR-leden het gevoel hebben dat van er alles wordt besloten, maar dat het niet wordt gedaan.

Wil je met de OR tijdens een cursus aan de slag met vergaderen, lees dan meer over de
OR-cursus ‘Effectief vergaderen met de OR‘. Je kunt ons mailen op info@schateiland.com of bellen op 0633834091. Of kijk hier voor een geschikte or-cursus of or-training.