Schakelen in de communicatie met de bestuurder – Communiceren als een beest – Deel 18

In de vorige blog las je hoe je om kunt gaan met een conflict met de bestuurder. In deze blog vertellen we meer over een andere communicatietechniek om vastlopende gesprekken met de bestuurder vlot te trekken. Lees hoe je kunt ‘schakelen’ in communicatieniveau.

Schakelen tussen de vier communicatieniveaus
Het model van de vier ‘communicatieniveaus’ helpt je om te begrijpen wat er gebeurt als gesprekken spaak lopen.

In gesprekken kan je vier verschillende communicatieniveaus onderscheiden:

1. Inhoud: Waar gaat het gesprek over?
2. Procedure: Hoe is het gesprek georganiseerd?
3. Interactie: Hoe gaan de gesprekspartners met elkaar om?
4. Gevoel: Welke emoties hebben de gesprekspartners tijdens het gesprek?

De 4 communicatieniveaus in de overlegvergadering
Als de communicatie op alle niveaus goed zit, dan loopt het gesprek lekker.

Voorbeelden:

1. Inhoud: Een gesprek over een organisatiewijziging tijdens de overlegvergadering
2. Procedure: Er is voldoende tijd om dit punt te bespreken, de voor-en nadelen worden genoteerd
3. Interactie: De bestuurder reageert respectvol op de bezwaren van een OR-lid
4. Gevoel: De OR-leden en de bestuurder voelen zich serieus genomen

Als het niet loopt op één van de gespreksniveaus, dan hebben de gesprekpartners beide het gevoel dat ze ‘langs elkaar heen praten’.

Voorbeelden:

1. Inhoud: Een gesprek over een organisatiewijziging tijdens de overlegvergadering
2. Procedure: Het punt komt onaangekondigd op de agenda, aan het eind van de rondvraag
3. Interactie: De bestuurder praat alleen tegen de voorzitter en reageert niet op andere OR-leden
4. Gevoel: Een aantal OR-leden vertrouwt het niet en denkt dat er meer achter zit

 ‘Schakelen’ van het ene naar het andere gespreksniveau
Zodra je merkt dat een gesprek niet loopt is het handig om te ‘schakelen’ naar een ander gespreksniveau. Je stapt dan even van de inhoud af en besteedt aandacht aan het gespreksniveau waar de verstoring zit.

Leren ‘schakelen’ van het ene communicatieniveau naar het andere geeft je de mogelijkheid om via een kleine omweg je doel te bereiken. Dat vraagt moed omdat je iets aansnijdt wat niet wordt gezegd. Het effect is vaak groot.

In het voorbeeld van de overlegvergadering die niet zo lekker loopt, zou je kunnen ‘schakelen’ naar het procedureniveau: ‘Zullen we het gesprek hierover nu niet voeren, maar op de volgende OV-vergadering?’ Of je zegt iets over de interactie in het gesprek: ‘Ik zie dat dit meer een gesprek is tussen jullie tweeën (de voorzitter en de bestuurder). Alle OR-leden hebben hier een mening over. Ik stel voor dat we naar de mening van alle aanwezigen luisteren’.

Ten slotte helpt het om gevoelens ook te bespreken: ‘Wij hebben er geen vertrouwen in dat het bij deze maatregel blijft, want in de wandelgangen hoorden wij dat er ontslagen gaan vallen’ of ‘Wij voelen ons overvallen door dit onderwerp en dat maakt ons achterdochtig.’

Omgaan met gevoelens
Wat het moeilijk maakt om te schakelen naar het gevoelsniveau is dat emoties eerst nog heftiger lijken te worden als je ze bespreekt. Bestuurder: ‘Dus je vertrouwt het niet.’ OR-lid met rood hoofd en luide stem: ‘Inderdaad! Dit is al de derde keer dat je ons overvalt met een belangrijk besluit!’

Het lijkt logisch voor de bestuurder om het gesprek dan zo snel mogelijk af te kappen, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Vervelend voor de OR maar er is helaas niets aan te doen.’ Met zo’n dooddoener doet de bestuurder als het ware de deksel op de snelkookpan. De gevoelens kunnen er in het gesprek niet uit, maar komen des te heftiger terug na afloop van de vergadering.

Het is niet makkelijk, maar wel beter om een emotionele gesprekpartner te laten uitrazen. Vaak kost het maar een paar minuten. Het lijkt alleen soms wel een eeuwigheid. Je kunt de LSD-techniek hier goed bij gebruiken: ‘Ik begrijp dat de maat vol is voor jullie. Waarom zijn jullie zo boos? Wat zou ik kunnen doen om dit in de toekomst te voorkomen?’

Stijlverschillen bij het omgaan met gevoelens
Vooral hanen en uilen vinden het niet zo nodig om aandacht te besteden aan gevoelens. Ze vinden dat niet professioneel en ze denken dat dit soort gesprekken niet bijdragen aan het resultaat. Daarnaast weten ze vaak niet hoe ze gevoelens moeten verwoorden. De reden om toch te schakelen naar het gevoelsniveau is dat gevoelens niet verdwijnen als je ze negeert. Sterker nog: ze worden vaak erger als ze niet besproken worden. Uiteindelijk belemmert het niet bespreken van gevoelens de voortgang en daarmee het resultaat.

Kippen en schapen besteden juist vaak te veel aandacht aan gevoelens. Ze zien regelmatig gevoelens waar ze niet zijn. Dan zeggen de tegen een haan: ‘Je kijkt zo moeilijk. Heb je wel vertrouwen in de OR?’ (gevoelsniveau), in plaats van ‘Wat zou jij ons als OR adviseren?’ (inhoud). Voor hen is het belangrijk om hun eigen gevoelens niet leidend te maken en gewoon over de inhoud te blijven communiceren.