De 5 Gouden tips voor de samenwerking tussen ambtelijk secretaris en de ondernemingsraad (OR)

Ambtelijk secretarissen worstelen soms met hun rol; wat wordt er van mij verwacht? In hoeverre kan ik een bijdrage leveren tijdens de vergadering? Hoe verhoud ik me tot de voorzitter/het DB? Hoe kan meer gebruik worden gemaakt van mijn inhoudelijke vakkennis? Kan ik ingrijpen als ik zie dat dingen niet goed gaan? Als het lukt om optimaal samen te werken met de ambtelijk secretaris gaat de OR beter functioneren. Maar hoe doe je dat? Hier onze 5 Gouden tips voor de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en de ondernemingsraad.

1) Zorg dat je eerst de basis op orde hebt
Wat je rolopvatting of functiebeschrijving ook is: zorg dat je je kerntaken goed uitvoert. Uiteindelijk ben je vooral daarvoor aangenomen. Dat houdt in dat je in elk geval secretariële en administratieve taken goed uitvoert: voorbereiding vergadering (agenda met voorzitter, stukken rondsturen, plannen, zaal regelen), notulen vergadering, in- en uitgaande post, bijhouden archief. Meestal is de ambtelijk secretaris voor een beperkt aantal uren aangesteld en is er niet altijd ruimte voor extra taken. Hoe leuk ze soms ook zijn. Doe in elk geval geen extra taken als je daardoor niet naar behoren aan je kerntaken toekomt.

2) Bespreek de verwachtingen over en weer
Het is verleidelijk om ook andere taken op je te nemen die door sommige ambtelijk secretarissen als meer uitdagend worden gezien. Zoals: organiseren van verkiezingen, communicatie met de achterban (nieuwsbrief, intranet, etc.), uitkiezen scholing/OR-training, maken (concept) beleids-, werk, – of jaarplan voor de OR, ondersteunen commissies. In stevig opgetuigde leergangen voor ambtelijk secretarissen wordt de rol van ambtelijk secretaris vaak breed neergezet. Houd in de praktijk in de gaten in hoeverre de voorzitter/het DB en de rest van de OR jouw rol ook zo ziet. Dat verschilt namelijk erg per ondernemingsraad. Niet alle OR-leden zijn bezig met jouw worsteling. Zet jouw rolinvulling zelf op de agenda en doe een haalbaar voorstel. Bespreek ook wat je van de OR verwacht om je werk goed te kunnen doen.

3) Kijk in de vergadering verder dan de inhoud
Juist omdat je als ambtelijk secretaris notuleert, heb je in de OR-vergadering een observerende rol. Dat helpt om goed verslag te kunnen leggen. Maar je kunt deze rol ook benutten door ook op de interactie tussen de OR-leden te letten en op het besluitvormingsproces. Soms ziet de ambtelijk secretaris beter dan de voorzitter hoe iets kan worden opgelost of besloten. Je kunt bijvoorbeeld helpen door samen te gaan vatten als OR-leden zich herhalen of door terug te gaan naar het agendapunt als de OR afdwaalt. Om de besluitvorming te bespoedigen kan je op een goed moment met de pen in de hand vragen wat er dan precies besloten wordt, wie dat dan gaat doen en wanneer het klaar is. Zo ondersteun je een voorzitter die zich teveel met de inhoud bemoeit. Je kunt de voorzitter of bepaalde OR-leden in de wandelgangen ook feedback geven over hoe ze in de vergadering effectiever kunnen zijn. Tijdens de vergadering is misschien niet zo handig.

4) Wees niet te bescheiden
Ambtelijk secretarissen hebben een meer faciliterende rol en cijferen zich daardoor wel eens teveel weg. Dat gaat ten koste van hun bijdrage omdat ze daardoor soms niet voldoende worden geïnformeerd of worden onderschat. Het is goed om je – als enige professional – in de OR bewust te zijn van je belangrijke positie. Als ambtelijk secretaris ben je immers spin in het web als continue factor bij wisseling van de OR, de vraagbaak, het geweten, vaak ook de kenner van wet- en regelgeving en de smeerolie van de OR. De ambtelijk secretaris kan zijn werk alleen maar goed doen door stevig deze positie in te nemen.

5) Zorg dat je je blijft ontwikkelen
Als ambtelijk secretaris ben je door je onafhankelijke positie vaak de objectiverende blik van buiten. Misschien kan je bij andere ondernemingsraden opgedane ervaringen inbrengen of heb je anderszins veel kennis en ervaring opgebouwd die (nieuwe) OR-leden dankbaar kunnen benutten. Om waarde te kunnen blijven toevoegen, zal je jezelf wel moeten blijven ontwikkelen. Doe dat door bijvoorbeeld andere ambtelijk secretarissen op te zoeken op bijeenkomsten. Je kunt met hen bespreken hoe zij bepaalde zaken aanpakken. Daarnaast is het belangrijk om inhoudelijk bij te blijven over thema’s zoals vernieuwing van de medezeggenschap. Maar misschien is nog wel het belangrijkst dat je je in je functie actief blijft doorontwikkelen. Gewoon ‘on the job’ tijdens het werken met je eigen OR(en). Vraag om feedback en beoordelingsgesprekken en blijf verbeteren.

Als je als ambtelijk secretaris en ondernemingsraad wilt weten hoe Schateiland je kan helpen bij het optimaliseren van de samenwerking, kun je ons bellen op 06 30 95 86 61 of mailen via info@schateiland.com. Wil je met de voorzitter of het DB leren hoe je samen leiding geeft aan de ondernemingsraad? Doe dan mee met onze open training ‘Leiding geven aan de ondernemingsraad‘.