De 5 Gouden tips voor geheimhouding in de ondernemingsraad (OR)

Geheimhouding wordt door sommige bestuurders misbruikt om zich niet in de kaarten te laten kijken. Er zijn zeker redenen om dingen geheim te houden. Maar er zijn ook redenen om van de geheimhoudingsplicht af te zien. Onlangs heeft de SER een aanbeveling gedaan waarin de bestuurder wordt opgeroepen om terughoudend te zijn bij het vragen om geheimhouding. Hier onze 5 Gouden tips om als ondernemingsraad om te gaan met geheimhouding.

1) Wijk niet eenzijdig van de geheimhoudingsplicht af
OR-leden zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken en bedrijfsgeheimen, waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen (artikel 20 WOR). Geheimhouding is een van de enige echte plichten die in de WOR staan. Niet alle OR-leden weten dat dit een ‘harde’ verplichting is waar zonder toestemming niet van mag worden afgeweken. Ook al deelt de bestuurder niet mee dat de OR bepaalde informatie geheim moet houden, dan moet de OR het evengoed soms ook zelf begrijpen. Ook al denk je dat het in sommige omstandigheden logisch is dat je de achterban raadpleegt over een voorgenomen besluit; het mag eenvoudigweg niet zonder voorafgaande toestemming van de bestuurder.

2) Teken nooit een algemene geheimhoudingsverklaring
Sommige bestuurders willen af van de discussies over of iets geheim had moeten worden gehouden. Zij vragen de ondernemingsraad om een algemene geheimhoudingsverklaring te tekenen. Omdat het belang om geheim te houden in verschillende situaties in verschillende fasen van besluitvorming kan verschillen, is het onverstandig om een algemene geheimhoudingsverklaring te tekenen. Probeer aan de bestuurder uit te leggen dat het bespreken van bepaalde informatie met (een deel van) de achterban op een bepaald moment juist nuttig kan zijn.

3) Bespreek de geheimhouding bij ieder belangrijk onderwerp opnieuw
Om onduidelijkheid te voorkomen, is het raadzaam om bij ieder belangrijk onderwerp met sociale gevolgen met de bestuurder te bespreken hoe de OR om zal gaan met geheimhouding. Daarbij zullen er doorgaans verschillende fasen zijn:

1) de eerste fase waarbij een voorgenomen besluit wordt onderzocht/voorbereid

2) de tweede fase waarin het besluit genomen gaat worden en

3) een fase waarin uitvoeringsbesluiten worden genomen.

Hoe verder je in de besluitvormingsfase bent, hoe meer het voor de hand ligt dat je de achterban mag raadplegen. Stel: een aantal medewerkers wordt buiten het bedrijf gebracht. In fase 2 en zeker in fase 3 kan het handig zijn om met de medewerkers te bespreken of zij nog alternatieven voor dit besluit zien. Zo niet, onder welke voorwaarden zij het bedrijf zouden willen verlaten of bij het verkrijgend bedrijf in dienst zouden willen treden. Juist een achterbanraadpleging kan er voor zorgen dat het besluit zorgvuldig en met meer commitment kan worden genomen.

4) Treed niet op als spreekbuis van de organisatie
Zodra het besluit is genomen, is het verleidelijk om als OR-leden de medewerkers te gaan informeren. Gewoon omdat je er veel van weet. Dat gebeurt vaak met de beste intenties, maar dat is niet de rol van de OR. Laat het informeren over aan de bestuurder, de manager, HR of de afdeling communicatie. Vertel de medewerkers wel wat de OR heeft gedaan om de belangen van de medewerkers zoveel mogelijk in het besluit mee te laten nemen (met instemming van de bestuurder).

5) Onderhandel met de bestuurder over hoe de OR zich mag profileren
Als er een besluit is genomen met grote sociale impact dan zal de OR zich vast hebben ingespannen om iets te bereiken voor de medewerkers. Op grond van de geheimhoudingsplicht zou de ondernemingsraad daarover niets aan de medewerkers mogen laten weten. De gesprekken hierover waren immers vertrouwelijk. Hierdoor kan de OR zich niet profileren. Onderhandel daarom met de bestuurder over welke door de OR behaalde resultaten naar buiten mogen worden gebracht. Meestal begrijpt de bestuurder heel goed dat de OR hierover iets wil vertellen.

Wil je weten hoe Schateiland uw OR kan helpen met het omgaan met geheimhouding, mail ons dan via info@schateiland.com. Wij helpen uw OR graag op weg.