De 5 Gouden tips voor het schrijven van een advies of instemming van de ondernemingsraad (OR)

Wie schrijft die blijft. Zorg er daarom voor dat je advies of instemming als om door een ringetje te halen is. De manier waarop je een advies of instemming schrijft, bepaalt of je de bestuurder kunt overtuigen. Hier onze 5 Gouden tips.

1) Bepaal eerst het doel van het advies
Vaak is het advies van de ondernemingsraad niet 100% ‘ja’ of ‘nee’. Meestal gaat een ondernemingsraad bij advies na overleg/onderhandeling akkoord onder bepaalde voorwaarden. Soms is het nodig om meer druk te zetten of een signaal af te geven naar de bestuurder. De ondernemingsraad adviseert dan negatief tenzij aan hun voorwaarden wordt voldaan. Maar de bestuurder kan een advies altijd (gemotiveerd) terzijde schuiven. Daarom is het belangrijk om met je advies een reëel doel na te streven. Dat is niet altijd zo stoer, maar je haalt er soms wel meer mee binnen voor de achterban.

2) Gebruik een duidelijke structuur
 Zorg in elk geval voor een duidelijke structuur zoals bijvoorbeeld deze:

1. Inleiding
2. Korte samenvatting van het voorgenomen besluit en van de belangrijkste argumenten van de bestuurder
3. Standpunt van de ondernemingsraad over het voorgenomen besluit
   (en de belangrijkste argumenten)
4. Belangrijkste argumenten voor het standpunt van de ondernemingsraad
5. Voorstel voor alternatieve oplossingen of
6. Voorwaarden waaronder de ondernemingsraad (wel) akkoord kan gaan
7. Verzoek om schriftelijke reactie (vergeet hier niet op terug te komen)

Verder moet een advies of instemming lekker lezen. Zorg dus voor kopjes, ruimte tussen alinea’s en zet extra informatie zo veel mogelijk in een bijlage.

3) Het is de toon die de muziek maakt
Net zoals in de overlegvergadering zal de manier waarop je je standpunt brengt mede bepalen of je de bestuurder kunt overtuigen.

1. Wees wel ‘hard op de inhoud’. Het is nergens voor nodig om een zure toon te kiezen of vakbondstaal te gebruiken.
2. Schrijf op wat je (wel) goed vindt aan het standpunt van de bestuurder en in welke argumenten je je (wel) kunt vinden. Je kunt bijvoorbeeld best de noodzaak voor een besluit onderschrijven zonder het met de uitvoering eens te zijn.
3. Kom met alternatieve oplossingen waarmee grotendeels hetzelfde doel wordt bereikt. Dit is vaker mogelijk dan je denkt.
4. Schrijf zakelijk, feitelijk en wees niet suggestief.

Zo’n constructief advies laat zien dat de ondernemingsraad een gelijkwaardig gesprekspartner is. Met een duidelijk eigen standpunt, maar wel voor rede vatbaar. Zo’n advies is overtuigender en biedt openingen om na het advies verder te onderhandelen over de voorwaarden. Een positief geschreven advies is iets anders dan een positief advies.

4) Gebruik de schrijftalenten in de ondernemingsraad
Vaak is de (ambtelijk) secretaris de aangewezen persoon om een concept advies te schrijven. Dat neemt niet weg dat je ook andere talenten in de OR kunt benutten. Het begint al bij het bedenken en verwoorden van de argumenten. Tijdens de OR-vergadering kan je hierover brainstormen. Verder zijn er soms andere schrijftalenten in de ondernemingsraad aanwezig die een goed advies kunnen schrijven. Voorkom alleen wel dat je niet met z’n allen een advies gaat schrijven. Dit kost teveel tijd en leidt vaak niet tot een beter stuk.

5) Durf te schrappen
Schrijven is schrappen. Je hoeft niet al je overwegingen en argumenten in het advies te zetten. Houdt de zinnen kort. Verhuis onderdelen indien mogelijk naar de bijlage. Hoe korter en krachtiger het advies, hoe groter de kans dat de boodschap goed blijft hangen. Het zou toch jammer zijn als de bestuurder alleen maar de conclusie leest.

Wil je weten hoe je de talenten in de OR kunt benutten om samen een overtuigend advies te schrijven, bel ons dan op 06 30 95 86 61 of mail ons via info@schateiland.com. Wij kunnen je bijvoorbeeld ons programma ‘Samen schrijven aan een OR-advies‘ aanbieden. Deze OR-training is geschikt voor ondernemingsraden die zich verder willen professionaliseren op het gebied van het schrijven van een advies. In deze praktische training staat een eigen actuele adviesaanvraag centraal en doorloopt de OR samen de stappen.