De 5 Gouden vergadervragen voor effectief vergaderen als ondernemingsraad (OR)

Vergaderen is de core business van de ondernemingsraad. Daarom bloggen wij graag over dit onderwerp. In aanvulling op onze blog ‘De 5 Gouden tips voor effectief vergaderen‘ lees je hier hoe je ieder vergaderpunt vooraf goed kunt voorbereiden. Dat scheelt een hoop tijd en energie tijdens de vergadering van de ondernemingsraad. Gebruik onze 5 Gouden vergadervragen.

1) Wat is het doel van het punt? Wanneer is het punt klaar?
Als er een wat algemeen punt op de agenda staat zoals ‘jaarplan’, ‘pensioenen’, ‘werkkostenregeling (WKR)’ of ‘medewerkerstevredenheidsonderzoek’ is het verleidelijk om gewoon maar te beginnen met vergaderen. De frustratie van veel OR-leden is dat er dan vaak en lang over wordt gesproken maar dat ‘er niets uit komt’. Vaak komt dat omdat niet duidelijk is waarom het punt wordt besproken op dat moment en wat de ondernemingsraad met dit punt moet. Bepaal daarom als voorzitter en secretaris (dagelijks bestuur) van de ondernemingsraad vooraf waarom je het punt wilt bespreken en wat er uit moet komen. Bijvoorbeeld: de 3 beste verbeterideeën, een aantal scenario’s, de aanpak ten opzichte van de bestuurder, plan van aanpak voor de ondernemingsraad, etcetera.

2) Wat is de centrale vraag? Welke vragen gaan we achtereenvolgens bespreken?
Vaak bestaat het bespreken van een agendapunt uit verschillende stappen. Neem het agendapunt ‘pensioenregeling’. Bij het bespreken zouden deze vragen daarbij bijvoorbeeld kunnen worden behandeld:
1) Begrijpt iedereen wat de belangrijkste wijzigingen in de pensioenregeling zijn?
2) Zijn wij akkoord met deze wijzigingen? Welke wel, welke niet? Welke uitruilen?
3) Wat zouden wij als alternatief willen voorstellen?
4) Wat is onze tactiek in het gesprek met de bestuurder?
5) Wat doen we als we er niet uit komen met de bestuurder?
Als je al deze vragen door elkaar bespreekt, wordt het een chaos. Bij eenvoudigere punten is het opknippen in vragen misschien niet altijd nodig. Zorg er als voorzitter in elk geval voor dat ieder lid van de ondernemingsraad exact weet wat de concrete vraag is die besproken wordt. Herhaal daarom regelmatig de vraag en vast steeds samen voordat je verder gaat.

3) Hoe gaan we het punt in de OR-vergadering bespreken?
Meestal starten OR-leden met het geven van hun mening over het onderwerp. Niet mis met een goede groepsdiscussie. Het risico bestaat alleen dat daardoor vaak dezelfde mensen aan het woord zijn en anderen ‘afhaken’. Er zijn creatieve en effectievere manieren om te vergaderen. Zo kan de ondernemingsraad een brainstorm doen waarbij alle ideeën of suggesties op de flipover worden gezet, de drie beste of belangrijkste daaruit worden gekozen en uitgewerkt. Daarnaast kan je werken in kleinere groepjes om ook de OR-leden actief te krijgen die in de grotere groep niet snel iets zeggen. Die groepjes kunnen na een kort overleg verslag doen aan de hele ondernemingsraad. Een andere vorm om ieder OR-lid te betrekken bij belangrijke onderwerpen is het rondje. In het rondje geeft iedereen beurtelings zijn mening te geven. Het nadeel hiervan is dat dat wat lang kan duren. Een andere vorm is dat een onderwerp al wordt voorbereid door een commissie of een werkgroep. De rest van de ondernemingsraad hoeft dan alleen nog maar te aan te vullen en al dan niet in te stemmen.

4) Hoe verdelen we de rollen tijdens de OR-vergadering?
Veelal is de rolverdeling duidelijk tijdens de vergadering. De voorzitter zit voor en de secretaris van de ondernemingsraad schrijft. Soms lukt het de voorzitter echter niet om goed voor te zitten omdat hij graag zelf over de inhoud mee wil praten. Ook de beste voorzitters kunnen het geven van sturing niet goed combineren met inhoudelijk meepraten. De ondernemingsraad kan daarom kiezen voor een technisch voorzitter als de voorzitter mee wil praten. Daarnaast raden wij aan om tijdens de raadsvergadering iemand op een flipover te laten schrijven. Dat richt de aandacht namelijk naar hetzelfde punt. Dat is vooral handig bij het bepalen van opties of scenario’s, een berekening, een tijdspad, een stappenplan, taakverdeling, etc.

Daarnaast is het handig als er naast de voorzitter iemand op het vergaderproces let. Dwaalt de ondernemingsraad niet af? Is iedereen voldoende betrokken? Wat wordt er nu precies besloten? Lukt het om alle punten binnen de tijd te behandelen? Kies voor deze rol een OR-lid dat het abstractievermogen heeft om inhoud en proces te scheiden, objectief feedback kan geven en niet schroomt om een interventie te plegen als de vergadering niet lekker loopt. De ambtelijk secretaris kan hierbij ook een goede rol spelen, al is deze als het goed is vooral met de inhoud en de verslaglegging bezig.

5) Hoe besluit de ondernemingsraad?
De meeste ondernemingsraden willen het liefst met consensus besluiten. Dat lukt ook meestal wel. Vaak wordt er niet gestemd, blijft het reglement in de kast blijven liggen en blijft de sfeer goed. Consensus zou m.i. geen doel op zichzelf moeten zijn omdat het blijven streven naar consensus kan leiden tot vooruitschuiven van een agendapunt of tot een compromis dat vlees nog vis is. Wees niet bang voor een goede inhoudelijke discussie. De besluitvorming wordt er kwalitatief beter van omdat er nieuwe argumenten op tafel komen. Zorg in elk geval dat je iets besluit. Kijk vervolgens degenen die niet voor waren diep in de ogen en vraag of ze ermee kunnen leven. Dat is belangrijk omdat ze het besluit ook met droge ogen moeten kunnen uitleggen aan de achterban.

Wilt u weten hoe Schateiland uw ondernemingsraad kan helpen bij het effectiever vergaderen, bel ons dan op 06 30 95 86 61 of mail naar info@schateiland.com. Wij maken graag een maatwerkvoorstel voor een praktijkgerichte vergadertraining voor uw ondernemingsraad.