De 5 Gouden tips voor samenwerken op afstand

Door Het Nieuwe Werken en flexwerken, maar soms ook door een sterke spreiding in het land wordt door teams op afstand gewerkt. Medewerkers hebben daardoor minder tijd samen. Tegelijkertijd wordt van steeds minder mensen steeds meer verwacht. De leidinggevende stuurt meer op output. Hoe werk je samen op afstand, mét behoud van werkplezier, binding en collegialiteit? Lees de 5 Gouden tips.

1) Samenwerken op afstand is geen ICT-feestje
Sommige organisaties denken het samenwerken op afstand geregeld te hebben zodra de flexplekken klaar zijn, iedereen op hetzelfde systeem kan inloggen en iedereen klaar zit met Zoom of Google Teams. Dat is echter pas de start. Investeer vooral ook in het vinden van een nieuwe manier van samenwerken.

2) Zet de knop om
Teams die op afstand samenwerken, geven het streven naar teamwork soms al snel op. Hoe kun je nou een team zijn als je elkaar weinig ziet of spreekt? Soms wordt afstand gebruikt als een excuus om niet goed samen te werken. Afstand zit in je hoofd. Zoek elkaar op, bel elkaar, doe meer moeite om elkaar beter te leren kennen. En dat je dan soms wat meer reistijd hebt, hoort erbij.

3) Organiseer commitment aan het team
Als je als team op afstand samen werkt, kom je elkaar niet spontaan tegen bij het koffieapparaat of tijdens de lunch. Je zal commitment aan het team moeten organiseren. Zorg voor gezamenlijke momenten waarop je elkaar beter leert kennen en waarop je bespreekt hoe je elkaars kwaliteiten beter kunt benutten. Dit hoeft niet veel extra tijd te kosten als je dit bijvoorbeeld organiseert rondom werkoverleggen. En als je gaat teambuilden, zorg dan voor teambuilding waar je wat aan hebt.

4) Stel helderder doelen, maak betere afspraken
Het maken van afspraken is bij samenwerken op afstand nog belangrijker dan bij ‘gewone’ teams. Je spreekt en ziet elkaar nou eenmaal minder. Wat zijn concreet de gezamenlijke doelstellingen? Wat wordt er daarbij van ieder teamlid verwacht? Wat mogen collega’s van elkaar verwachten in de samenwerking? Maak duidelijke afspraken over de werkprocessen, de wijze van vergaderen en de manier van communiceren.

5) Zonder sturing op de samenwerking wordt het team los zand
De manager van een team op afstand heeft vaak een uitdagende rol. Hij wil best meer sturen op output maar hij wil ook graag controle en overzicht houden. En ondertussen zit hij vooral in de auto. Het organiseren van de samenwerking is lastig als de teamleden niet fysiek bij elkaar zitten. Zeker in het begin mag je niet van het team verwachten dat ze de samenwerking zelf organiseren. Het team heeft daarom een actief faciliterende manager nodig. Dat betekent: zorgen voor heldere doelstellingen en concreet zijn over wat je van teamleden en van de samenwerking verwacht. Verder lost de manager knelpunten op door mensen bij elkaar te brengen. Je zou het als manager soms graag anders zien, maar het werkt wel.

Wil je weten hoe Schateiland je team kan helpen bij het samenwerken op afstand? Bel ons dan op 0633834091 of mail info@schateiland.com.