De 5 Gouden tips voor zelfsturende teams

Werken in een zelfsturend team is een aansprekend idee, lekker zonder een manager. Helemaal zelfsturend worden is in de praktijk niet altijd realistisch. Maar meer zelfsturend of zelf organiserend kan je team zeker worden. En dat is leuk: je hebt meer verantwoordelijkheid, je werkt actief samen en je kan je kwaliteiten meer benutten. Lees hier ‘De 5 Gouden tips voor zelfsturende teams’

1) Zorg dat iedereen echt wil
Een zelfsturend team kan alleen werken als iedereen hiervoor echt gemotiveerd is. Check daarom expliciet bij iedereen of ze het echt willen. Bespreek daarbij de leuke kanten, maar ook de risico’s. Verder zal je je als team moeten afvragen of er voldoende basis is voor het worden van een zelfsturend team. Het vraagt een bepaald niveau van teamontwikkeling. Is er voldoende vertrouwen? Hoe verloopt de communicatie in het team? Kan en wil iedereen de verantwoordelijkheid nemen voor zowel het eigen werk als het teamresultaat? Ben je er nog niet helemaal klaar voor, werk dan eerst aan de basis.

2) Zorg voor een mandaat en duidelijke doelstellingen
Spreek met het (top)management af wat de randvoorwaarden zijn waarbinnen je team kan opereren. Bij een zelfsturend team hoort niet alleen eigen verantwoordelijkheid maar horen ook eigen bevoegdheden. Maak afspraken over het afdelingsbudget, de concrete output die van het team wordt verwacht (SMART doelstellingen) en over beslissingsbevoegdheid. Wanneer mag het team een besluit nemen en wanneer wil de manager besluiten? De manager moet het team tot op zekere hoogte los willen en kunnen laten.

3) Spreek af hoe je wilt samenwerken en verdeel de managementtaken
Tijdens de inrichtingsfase van een zelfsturend team wordt de basis gelegd voor het succes. Hoe gaan het team communiceren, vergaderen, elkaar aanspreken, beoordelen? Hoe kan het team ieders kwaliteiten optimaal benutten? Als zelfsturende team krijg je daarnaast ook managementtaken op je bord: omgaan met niet goed functionerende medewerkers, uitval, medewerkers bij elkaar brengen, proces- of kwaliteitsverbetering. Voor de meeste mensen is dit nieuw. En niet iedereen heeft hier affiniteit mee. Bespreek hoe je deze taken kunt verdelen. Niet iedereen hoeft hier een gelijke rol in te krijgen. Er zijn in jouw team vast mensen die hiervoor de juiste kwaliteiten en competenties hebben.

4) Investeer in het contact met het (top)management én de organisatie
Omdat je als zelfsturend team vaak afwijkt van de werkwijze van andere teams is contact met de omgeving extra belangrijk. Zowel met het (top)management als met de rest van de organisatie. Zeker in het begin zal je als team met name intern gericht zijn, terwijl de omgeving met extra interesse naar je team kijkt. Investeer daarom in het regelmatig informeren van de omgeving, het managen van de verwachtingen, het actief deelnemen in MT’s of managementdagen. Verder zal je soms om moeten gaan met druk en met verandering. Zet ook voor deze taken de mensen met de juiste kwaliteiten in.

5) Blijf bespreken hoe het gaat
Uiteraard moet de voortgang van de werkzaamheden regelmatig worden besproken. Besteed daarnaast minimaal 5% van je tijd aan het bespreken van de samenwerking. Geef elkaar feedback. Wat gaat er goed en wat kan er beter? Los meningsverschillen en sluimerende conflicten zo snel mogelijk op. Pas afspraken of de taakverdeling tijdig aan als in de praktijk blijkt dat iets niet werkt. Zo voorkom je dat de omgeving zich weer met je team gaat bemoeien…

Je team heeft geen manager meer die het team kan faciliteren of coachen. Vooral in de startfase kan het daarom handig zijn om je te laten faciliteren. Wij hebben meer dan 10 jaar ervaring met (training van) zelfsturende en zelf organiserende teams in de zorg (GGD, thuiszorg, intramuraal). Wij werken met zelfsturende teams aan deze onderwerpen en competenties:

• doelstellingen en bevoegdheid van het team
• rol- en taakverdeling op basis van kwaliteiten en drijfveren
• teamontwikkeling tot zelfsturend team ‘teamcoaching the job‘
• ontwikkelen van vaardigheden en competenties voor zelfsturende teams zoals communiceren, vergaderen, samenwerken en aanspreken.

Wil je weten hoe Schateiland te kan helpen om een zelfsturend team te ontwerpen, in te voeren of te begeleiden? Bel ons dan op 0633834091 of mail ons via info@schateiland.com. Schateiland is gekozen tot Beste opleider van Nederland 2015.