De 5 Gouden tips voor LEAN teams

Veel organisaties zijn bezig met continue verbeteren. LEAN is een methode waarbij het team wordt gevraagd om dagelijks met verbeter ideeën te komen. De theorie is goed. LEAN blijkt ook nog in de praktijk te werken. Maar zodra de LEAN-consultants van de werkvloer zijn verdwenen blijkt het lastig om een LEAN team te blijven. Daarom hier de 5 Gouden tips voor LEAN teams:

1) Besteed niet alleen aandacht aan de processen, maar ook aan het team
LEAN is primair gericht op het verbeteren van processen. Aan de samenwerking in het team en het ontwikkelen van teamleden wordt weinig aandacht besteed. Uit onderzoek blijkt dat LEAN daarom wegebt zodra de procesconsultants van de werkvloer zijn verdwenen. Als binnen het team niet effectief wordt gecommuniceerd of teamleden zich niet vrij voelen om met ideeën te komen, zal het niet lukken om de processen te verbeteren. Besteed daarom tijd aan de mensen achter de processen. LEAN is teamwork.

2) Neem als team hele kleine stapjes om een groter doel te bereiken
LEAN begint met een visie die vervolgens vertaald moet worden in de teams. Hou het niet te abstract maar ga ‘Kaizen’. Deze methode gaat er van uit dat grote veranderingen tot stand komen door kleine stapjes te nemen. Als iedere medewerker in het ziekenhuis 1 klein dingetje doet (gedag zeggen, de weg wijzen) zal de klanttevredenheid verbeteren. Dus spreek met je team af om simpele acties uit te voeren. En los steeds kleine problemen op. Dat is belonend om te doen omdat je snel resultaat ziet. En een voordeel is ook dat kleine veranderingen minder weerstand oproepen. Tip: geef je team ‘De kunst van het Kaizen’ van Robert Maurer.

3) Vergader vaker maar korter
Naar vaker vergaderen wordt door de meeste teams niet erg uitgekeken. In de 5 Gouden tips voor vergaderen lees je hoe je als team vergaderingen effectiever kunt maken. Voor een LEAN team dat kleine stapjes zet, is kort en krachtig vergaderen het meest effectief. Bespreek dagelijks in een team SCRUM welke stap je die dag gaat zetten, waar je tegenaan loopt en wat je van je teamleden nodig hebt. Houd de groepjes klein, betrek de (interne) klant erbij, geef feedback, denk over de disciplines heen. En vergader staand. Dan wordt vergaderen weer leuk.

4) Maak teams verantwoordelijk voor het resultaat
De medewerkers op de werkvloer weten het beste wat er beter kan. Dat is het hele idee achter LEAN. Toch ligt de verantwoordelijkheid voor het resultaat vaak ‘hoger’ in de organisatie. Maak daarom teams zelf verantwoordelijk voor het realiseren van vooraf vastgestelde verbeteringen. Verschillende teams kunnen ook een zelfde verantwoordelijkheid hebben om samen iets op te lossen. Samen werken aan resultaat werkt prettiger en beoordelen op gemeenschappelijke doelstellingen stimuleert de samenwerking.

5) Vier kleine successen want een LEAN team is nooit klaar
LEAN is een way of working en is dus nooit klaar. Je kunt het dus niet zoals bij een project feestelijk afsluiten. Het team moet in de flow blijven om continue LEAN te blijven samenwerken. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan ‘onderhoud’ van het team. Neem de tijd om stil te staan bij hoe de samenwerking gaat en hoe het team kan verbeteren. Dat kan voorbeeld met de methode Successenplanning. En vier kleine verbeteringen!

Wilt u weten hoe Schateiland u kan helpen om een LEAN team te worden, bel dan 0633834091 of mail via info@schateiland.com.