Ondernemingsraad (OR) - Analyseren en beoordelen adviesaanvraag

Hoe analyseer en beoordeel je een advies- of instemmingsaanvraag?

Als ondernemingsraad is het belangrijk om de vaardigheid van het analyseren en beoordelen van een advies- of instemmingsaanvraag goed te ontwikkelen. Hiermee kan de ondernemingsraad voor medewerkers het verschil maken. Deze stappen helpen om niet meteen in de details of emotie te duiken maar gestructureerd een advies- of instemmingsaanvraag te behandelen.

1. Lees de aanvraag goed door

Wat staat er precies in de aanvraag? Is de aanvraag volledig? Als het goed is, geeft de aanvraag voldoende informatie over: 1) het voorgenomen besluit, 2) de redenen hiervoor, 3) de gevolgen voor de medewerkers en 4) de maatregelen die de bestuurder wil nemen om de gevolgen voor de medewerkers zo goed als mogelijk op te vangen.

2. Vraag om aanvullende informatie indien nodig

Als de ondernemingsraad zich geen goed beeld kan vormen van de onder 1. genoemde onderdelen dan is het verstandig om zo spoedig mogelijk aanvullende vragen te stellen. Als het gaat om een besluit op hoofdlijnen dan kunnen niet alle uitvoeringsvragen al worden beantwoord. Beding dan in elk geval opnieuw advies- of instemmingsrecht voor uitvoeringsbesluiten. Dit kan voorkomen bij een fusie, een structuurwijziging, een verhuizing, voorgesteld beleid, etc. Als een aanvraag te vaag is, kan een OR niet adviseren.

3. Bepaal welke bevoegdheid de OR heeft

De ondernemingsraad moet weten of hij advies- of instemmingsgerechtigd is. De bevoegdheid van de ondernemingsraad bepaalt voor een belangrijk deel hoe door de ondernemingsraad omgegaan moet worden met de aanvraag. Is de ondernemingsraad adviesgerechtigd dan zal de ondernemingsraad als adviseur met ideeën, aanvullingen of voorstellen kunnen komen. Als de OR instemmingsgerechtigd is, kan de ondernemingsraad vaak meer eisen en voorwaarden stellen.

4. Laat de OR zich een beeld vormen van het onderwerp

Om iedereen mee te nemen in de besluitvorming is het handig om te werken met het BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Zodra iedereen de aanvraag heeft gelezen, kan in de vergadering worden besproken of voor iedereen duidelijk is wat de bestuurder van de OR vraagt. De OR-leden kunnen elkaar helpen bij de beeldvorming door elkaar dingen uit te leggen of vooraf informatie op te zoeken.

5. Bepaal het oordeel van de ondernemingsraad

Bepaal het oordeel van de OR door eerst te bepalen wat de OR met dit onderwerp wil bereiken voor de achterban. Zet vervolgens de voordelen en dan de nadelen van het voorgenomen besluit op een rijtje. Bepaal met een peiling hoe de OR-leden zouden oordelen. Vaak is er al consensus en hoeft er niet al te lang te worden gediscussieerd. Als een besluit toch wat verdeeld ligt, is het goed om de OR-leden die voor en tegen zijn met elkaar te laten discussiëren. Vat als voorzitter regelmatig samen en zorg dat de OR bij de hoofdlijn blijft.

6. Bepaal het besluit van de ondernemingsraad

Als alles duidelijk is en alle argumenten zijn uitgewisseld, kan de ondernemingsraad besluiten over zijn advies. Vaak gaat de ondernemingsraad akkoord onder bepaalde voorwaarden. Zorg dat deze voorwaarden goed op papier komen bij de (ambtelijk) secretaris zodat op basis hiervan een goede brief kan worden geschreven. De reactie op de advies- of instemmingsaanvraag kan bijvoorbeeld deze structuur hebben:

Wat vindt de ondernemingsraad belangrijk bij dit onderwerp?
Wat zijn de voor- en nadelen van het voorgenomen besluit?
Welke conclusie volgt uit de afweging van de voor- en nadelen?
Welke voorwaarden stelt de OR?
Welke adviezen geeft de OR verder nog mee, bijvoorbeeld over de uitvoering?

Als het een belangrijk besluit is, kan worden afgesproken dat de conceptbrief nog wordt rondgestuurd voor aanvullingen door de OR-leden. Bedenk ook hoe je over het OR-besluit wilt communiceren met de bestuurder.