De 5 Gouden tips voor effectief vergaderen met je team

Er zijn weinig teams die uitkijken naar de afdelingsvergadering. Ze duren vaak te lang, er worden niet echt besluiten genomen of het is eenrichtingsverkeer van de manager. Dat is eigenlijk jammer. Lees hier onze 5 Gouden tips voor effectief vergaderen in een team.

1. Bepaal concreet wat het doel van een agendapunt is. En wanneer het punt afgerond is.
Als er al een agenda is, staat daar vaak een algemeen onderwerp op. Bijvoorbeeld: ‘medewerkerstevredenheid’ of ‘jaarplan’. Je kunt je hier met de beste wil van de wereld niet op voorbereiden. Tijdens de vergadering is niet duidelijk wat er uit moet komen. Al snel geven de mensen die graag vertellen hun mening. Na een tijdje rondt de voorzitter maar weer af en gaat over naar het volgende onderwerp. Wat is nu de conclusie of de actie? Bepaal voordat je het punt gaat bespreken waarom het punt wordt besproken en wanneer het bespreken van het punt klaar is.

2. Wie zit voor?
Vaak is de leidinggevende de voorzitter. Dat is niet altijd de beste voorzitter. Al was het maar omdat hij of zij vaak zelf ook een duidelijke inhoudelijke mening heeft. Meepraten en voorzitten kan niet tegelijkertijd. Bedenk daarom van tevoren wie een punt of een vergadering het beste zou kunnen voorzitten. Ga niet democratisch rouleren met voorzitters. Niemand wordt er gelukkig van als er iemand voorzit die het eigenlijk niet wil en niet kan.

Als voorzitter is het belangrijk om strak te sturen op het beantwoorden van een centrale vraag. Als het goed is, weet iedereen steeds welke vraag het team aan het beantwoorden is. Teamleden haken af als collega’s afwijken van het onderwerp of het onderwerp verbreden.

3. Bepaal hoe je het punt gaat bespreken.
Als je het onderwerp ‘in de groep gooit’, ben je de controle kwijt. En eenrichtingsverkeer van de manager werkt ook niet. Bedenk hoe je het onderwerp het beste kunt bespreken:  een brainstorm, in kleinere groepjes of via een rondje. Wat het beste werkt, hangt af van het onderwerp. Bij grotere teams, werken kleinere groepjes beter. Kies niet standaard voor een rondje. Dat duurt vaak lang en heeft weinig zin als de meeste mensen het eigenlijk ongeveer wel met elkaar eens zijn.

4. Bedenk hoe je besluit.
Een veelgehoorde klacht is dat er een genomen besluit opnieuw wordt bediscussieerd. Dat komt omdat het besluit vaak niet heel expliciet is genomen. Dus: vat aan het eind samen wat er precies is besloten, schrijf het op en bepaal eventueel wie er wat moet gaan doen. Niet heel sexy, maar wel effectiever dan niet echt een knoop doorhakken.

Vraag ook vaker wie er voor en tegen is. Gewoon even de handen opsteken. Wat doe je als het team het niet eens is?  Meestal gaat het team zoeken naar compromissen of stelt het onderwerp uit. Is het erg als er een paar mensen het er niet mee eens zijn? Bepaal (vooraf) wat je doet als het niet helemaal eens wordt.

5. Bespreek de voortgang.
En last but not least: bespreek hoe het staat met de eerder genomen besluiten. Dat kan met een actielijstje of aan de hand van het verslag. Dit is een minder populair onderdeel van effectief vergaderen. Toch voorkom je hiermee dat het team zegt dat van alles wordt besloten, maar dat het niet wordt gedaan.

Wil je met je (management)team tijdens een teamdag aan de slag met effectief vergaderen, kom dan naar Schateiland. Lees hier meer over onze teamdagen. Je kunt ons mailen op info@schateiland.com of bellen op 0633834091.