Ondernemingsraad (OR) - Agendaoverleg

Wat is een agendaoverleg met de bestuurder?

Een effectieve vergadercyclus van de ondernemingsraad kent de volgende volgorde:

1. Agendaoverleg met OR en bestuurder waarin de agenda voor de overlegvergadering wordt voorbereid
2. OR-overleg waarin de overlegvergadering wordt voorbereid en besluiten worden genomen over lopende onderwerpen
3. Overlegvergadering waarin het geagendeerde wordt besproken

Volgens de WOR kunnen zowel bestuurder als ondernemingsraad agendapunten aandragen voor de overlegvergadering. Om te voorkomen dat niet helemaal is afgestemd waar de punten over gaan, is het handig om een agendaoverleg te hebben met de bestuurder.

In dat agendaoverleg kan worden besproken:

• Welke punten geagendeerd gaan worden door beiden
• Of het punt ter informatie is of ten behoeve van een aankomende advies- of instemmingsaanvraag
• Met welk doel het punt op de vergadering wordt besproken. Wat moet er tijdens de vergadering uitkomen?
• Hoe het punt zou kunnen worden besproken. Gaat de bestuurder toelichten? Is het de bedoeling om te argumenteren over een bepaald onderwerp? Wil de bestuurder horen hoe de OR of de achterban over een bepaald onderwerp of voorstel denkt?
• Hoe de agendaplanning is. Vaak staan er teveel onderwerpen of oude onderwerpen op de agenda. Hoeveel tijd nemen bestuurder en OR per agendapunt?

Niet alle OR-leden zijn in de praktijk zo blij met een agendaoverleg. Ze denken dat de voorzitter of het DB in ‘de achterkamertjes’ besluiten voorkoken. Vaak is deze angst niet terecht en komt deze voort uit onwetendheid of een gebrek aan vertrouwen. Als het agendaoverleg wat gevoelig ligt, kan de ondernemingsraad afspreken dat hierbij altijd twee personen aanwezig zijn (vier-ogen-principe) en dat er niet inhoudelijk over de onderwerpen wordt gesproken.

Het agendaoverleg kan ook worden gebruikt voor beïnvloeding van de besluitvorming. Daarvoor is natuurlijk wel de instemming en het vertrouwen van de ondernemingsraad nodig. Tijdens het overleg kan een woordvoerder van de OR in het agendaoverleg al iets zeggen over bijvoorbeeld de voorwaarden die de OR zou willen stellen aan een voorgenomen besluit. De bestuurder kan dit dan vooraf al meenemen of zelfs het voorstel al wat aanpassen.

Uiteraard moet een inhoudelijk deel van het agendaoverleg vooraf worden voorbereid in de ondernemingsraad en moet de voorzitter of het DB niet op eigen titel spreken. Zo kan het agendaoverleg een belangrijk instrument zijn voor het krijgen van invloed op de besluitvorming.