Ondernemingsraad (OR) - Verslag vergadering openbaar maken

Moet de OR zijn agenda, notulen en een jaarverslag openbaar maken?

De ondernemingsraad is verplicht volgens artikel 14 WOR om in zijn reglement te regelen hoe hij zijn agenda, verslag en jaarverslag bekend wil maken. Indirect blijkt hieruit dus concreet welke informatie de ondernemingsraad verplicht is om openbaar te maken. De ondernemingsraad kan er dus niet voor kiezen om geen verslag openbaar te maken. Hoe ga je als ondernemingsraad om met deze informatieplicht?

Allereerst is van belang dat de ondernemingsraad transparant is en moet willen zijn. Een en ander voor zover de geheimhoudingsplicht deze transparantie niet beperkt. Transparantie en geheimhouding kunnen op gespannen voet met elkaar staan. De medewerkers moeten kunnen weten hoe de OR werkt, wat er besproken wordt en wat de OR bereikt, of niet bereikt.

Openbaar maken verslag/notulen en jaarverslag ondernemingsraad

De ondernemingsraad is verplicht om de verslagen van vergaderingen van de ondernemingsraad en het jaarverslag openbaar te maken. Een misverstand is dat veel ondernemingsraden denken dat de notulen van de OR-vergaderingen bekend moeten worden gemaakt. Dat is niet zo. Gelukkig ook maar, want notulen zijn een zakelijke weergave van het verloop van de vergadering. Vaak zijn ze vrij uitvoerig en te gedetailleerd voor een buitenstaander. Daarnaast worden er vaak personen aangehaald of personen besproken. Het verschil tussen notulen en een verslag is dus belangrijk. Een verslag is vaak wat beknopter, haalt de rode draad uit de vergadering, vat samen en geeft conclusies weer. Een verslag is een vorm die geschikter is voor communicatie met de medewerkers.

De vorm van het verslag van de ondernemingsraad

De WOR stelt geen eisen aan de vorm van het verslag. Het staat de ondernemingsraad dus vrij om hierin te kiezen. Zo kan de ondernemingsraad er bijvoorbeeld voor kiezen om een wat algemene weergave te geven van een vergadering. De OR kan ook dingen weglaten die vertrouwelijk of persoonlijk zijn. Het is vooral aan te raden om een verslag te schrijven dat interessant is en goed leesbaar. Om het verslag beter leesbaar te maken kan de OR ook gebruikmaken infographics; plaatjes waarin informatie duidelijk en compact wordt gepresenteerd.

Notulen én een verslag van de vergaderingen van de ondernemingsraad?

In de praktijk wordt de vergadering van de ondernemingsraad vaak op twee manieren verslagen. 1) Voor intern gebruik met notulen. Hieraan kan bijvoorbeeld ook een besluiten- en actielijst gekoppeld zijn. 2) Voor extern gebruik met een verslag dat -vaak op basis van de notulen- gemaakt wordt om de medewerker te informeren. Ingewikkeld? Het scheelt als de ondernemingsraad zowel de notulen als het verslag beknopt houdt.

Is goedkeuring vereist van de bestuurder van notulen en/of het verslag?

De bestuurder wil vaak de regie houden op de notulen of het verslag. Regie op de notulen omdat degene ‘die schrijft, blijft’. Regie op het verslag omdat dit de beeldvorming bij medewerkers over onderwerpen bepaalt. Meestal wordt er geen onderscheid gemaakt tussen notulen en verslag. Het is aan te raden om het maken van notulen en zeker het verslag in eigen hand te houden. Als de ondernemingsraad zelf de notulen c.q. het verslag maakt, wil de bestuurder vaak dat de ondernemingsraad voor publicatie eerst zijn goedkeuring vraagt. Deze goedkeuring kan de bestuurder niet afdwingen. Het is verstandig om de tekst wel voor te leggen. De bestuurder kan soms beter inschatten hoe een bepaalde woordkeuze overkomt. Verder kan er strijd zijn met de geheimhoudingsplicht van de OR. Als voorleggen leidt tot teveel censuur wordt het tijd om met de bestuurder te bespreken dat de ondernemingsraad de auteur van het stuk is.

Openbaar maken van de agenda van de ondernemingsraad

Naast het (jaar)verslag moet de OR ook de agenda van de vergadering openbaar maken en wel minstens 7 dagen van tevoren. In spoedeisende gevallen of bij vergaderingen over overnames hoeft dat natuurlijk niet. Hoe de ondernemingsraad de agenda openbaar maakt, mag hij zelf weten. Via intranet, social media, de nieuwsbrief, dat mag allemaal. Dat geldt ook voor het (jaar)verslag.
De ondernemingsraad is niet verplicht om zijn advies- of instemmingsbrieven te publiceren. Het mag uiteraard wel zolang dit niet in strijd is met eventuele geheimhouding.