Ondernemingsraad (OR) - Signalen ophalen achterban

Hoe vang je als OR signalen op van de achterban (achterbanraadpleging)?

Het is de wettelijke taak van de ondernemingsraad om signalen op te halen bij de achterban. Achterbanraadpleging is een van de weinige verplichtingen uit de WOR. De signalerende taak van de ondernemingsraad ligt vast in de wet. Om dit goed te waarborgen heeft de wetgever hier de ondernemingsraad ook expliciet tijd voor gegeven. Maar hoe vang je signalen op van de medewerkers?

In de praktijk ben je als OR-lid zo druk met vergaderen met de OR en de bestuurder dat het raadplegen van de medewerkers er bij in schiet. Eigenlijk zou je aan het contact met de achterban net zoveel tijd moeten besteden als aan het contact met de bestuurder.

Het signalen ophalen bij de medewerkers is wat anders dan het betrekken van medewerkers bij de besluitvorming. Het gaat er vooral om dat de ondernemingsraad zich, als vertegenwoordiger van de medewerkers, een beeld moet kunnen vormen van wat er leeft op de werkvloer. Vergeet de ideeënbus.

Hier zetten wij de top 5 van persoonlijke en digitale achterbanraadpleging op een rijtje:

Top 5 persoonlijke achterbanraadpleging

1. 1. De werkvloer op

Dit is zonder twijfel de beste manier om kwalitatief goede signalen van medewerkers op te vangen. Kies een relevante groep medewerkers en vraag op de werkvloer wat er goed gaat en wat er beter kan. Je kunt natuurlijk ook even aanschuiven in de kantine of het personeelsrestaurant.

1. 1. Het werkoverleg

Vraag de leidinggevende om de OR op de agenda te zetten. Ieder OR-lid kan zijn eigen afdeling doen. De andere afdelingen kunnen worden verdeeld. Zorg wel dat je niet alleen vertelt over de OR. Stel ook echt vragen over hoe het gaat en over actuele thema’s.

1. 1. Achterbanberaad

Als er echt een onderwerp speelt waarover de ondernemingsraad de mening van de achterban wil horen, kan de OR een achterbanberaad organiseren. Voorkom dat het teveel op een vakbondsachtige actiebijeenkomst gaat lijken. Kies aansprekende vormen zoals een paneldiscussie, stemkastjes, een ‘Lagerhuis’-discussievorm, werk met stellingen, et cetera. Geef ruimte voor beide kanten van de discussie. Probeer aan het einde de stemming van de medewerkers samen te vatten.

1. 1. Medewerkers- of OR-themabijeenkomst

Een vergelijkbare bijeenkomst als het achterbanberaad. Hier worden medewerkers door de ondernemingsraad gevraagd om mee te denken of te brainstormen over een bepaald thema waar de organisatie aan wil gaan werken. Dat kan gaan over onderwerpen zoals zelfsturing of zelforganisatie, veranderingen in de organisatie, etc. Vaak is de bestuurder ook benieuwd naar wat medewerkers over deze onderwerpen vinden. Al is het maar om commitment te krijgen.

1. 1. Uitnodigen medewerkers bij de OR-vergadering

Op 5 staat het uitnodigen van medewerkers bij een OR-vergadering. Meestal komen medewerkers niet spontaan naar een vergadering toe. Daarom kan deze vorm tot teleurstellingen leiden als er geen relevant actueel thema geagendeerd staat. Nodig mensen niet alleen uit met een nieuwsbrief of nieuwsflits maar benader potentieel geïnteresseerde medewerkers persoonlijk. Als ieder OR-lid 10 mensen uitnodigt, bereik je snel een vrij grote groep. Als de organisatie verschillende locaties in het land heeft, kan de ondernemingsraad een ‘road-show’ organiseren. De OR vergadert steeds ergens anders en nodigt daar actief mensen uit, gaat daar lunchen, etc.

Top 5 digitale achterbanraadpleging

1. 1. Een korte poll of medewerkersenquête

Een verrassend leuke manier om signalen op te halen is een korte poll via intranet. Een enkele vraag waar je een beperkt aantal multiple choice opties hebt voor het antwoord. Het is helemaal leuk als iedereen de resultaten real time kan zien. Als je wat meer wilt uitvragen, is een medewerkersenquête geschikt. Maak het niet te ingewikkeld en te lang. Een paar minuten klikken is wat je maximaal kunt vragen.

1. 1. Via nieuwsbrief en/of intranetpagina/forumpagina

Als je de mening van medewerkers wilt weten, kan je een oproep doen in de nieuwsbrief of op de intranetpagina. Als je een discussie aan wilt zwengelen, kan je met een forum op de OR-pagina werken waar mensen meningen op kunnen posten. Bedenk van te voren dan wel hoe je ervoor zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft van de mensen die dat willen. Medewerkers moeten immers vrijuit hun mening kunnen geven. Maak er geen ‘Klaagmuur’ van en let wel op dat de reacties inhoudelijk en beschaafd blijven.

1. 1. Via mail

Omdat email nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel is, heeft email een hoge attentiewaarde. Vraag mensen hun mening te mailen in een laagdrempelig format of met een link naar een specifieke pagina. Koppel terug wat de uitkomsten zijn of wat de OR ermee heeft gedaan. Mail niet te vaak, dat is spammen.

1. 1. Medewerkers via Whatsapp of een appgroep benaderen

Whatsapp is voor de ondernemingsraad een geschikt medium, mits goed gebruikt. Zoals iedereen inmiddels vast ook privé heeft ervaren, moeten deze groepen niet te groot zijn. Verder moeten de deelnemers zich houden aan bepaalde afspraken. Het werkt het beste om een aantal opinion leaders of juist een kleine afspiegeling van medewerkers in de appgroep te hebben als een moderne versie van een klankbordgroep. Deze medewerkers kan je af en toe iets voorleggen om te peilen hoe de achterban hierover denkt.

1. 1. Vragen opnemen in het medewerkers tevredenheidsonderzoek

Je kunt de achterban ook raadplegen door als ondernemingsraad in overleg met de bestuurder en/of HR eigen vragen op te nemen in het medewerkers tevredenheidsonderzoek of medewerkers motivatieonderzoek. Dus naast de enquêtevragen van de organisatie zelf. Vaak wordt zo’n onderzoek eens in de twee jaar gehouden. Het toch iets meer dwingende karakter van een dergelijk onderzoek zorgt ervoor dat meer mensen invullen. Deze optie wordt vaak over het hoofd gezien maar kan zeker heel informatief zijn. Al was het maar om ervoor te zorgen dat de juiste vragen worden gesteld.