Ondernemingsraad (OR) - Medewerkersparticipatie

Hoe kan de OR de achterban beter laten participeren bij de besluitvorming?

Vernieuwende ondernemingsraden willen medewerkers graag laten participeren bij de besluitvorming. Dit gaat een stap verder dan het ophalen van signalen bij de achterban en al dan niet agenderen bij de bestuurder. Bij medewerkersparticipatie krijgen de medewerkers meer invloed op het uiteindelijke besluit.

Het laten participeren van medewerkers levert een mooi lijstje voordelen op. De medewerker wordt beter gehoord, anderen kunnen ook helpen bij het OR-werk en het besluit wordt er beter van. Daarnaast wordt de ondernemingsraad hierdoor beter zichtbaar. Hoe zorg je voor het goed betrekken van de achterban? Bij dit thema moeten twee dingen goed worden onderscheiden. De kaders en de uitvoering van medewerkersparticipatie.

De kaders voor medewerkersparticipatie

De kaders moeten goed worden afgestemd met de bestuurder om onnodige dubbelingen, rolonduidelijkheid en irritatie te voorkomen. De OR moet niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. Bestuurders willen namelijk steeds vaker organisch veranderen en meer gebruik maken van de input van de medewerkers bij het nemen van besluiten. Anderzijds kan een bestuurder de ondernemingsraad ook niet het recht ontzeggen om medewerkers te betrekken bij belangrijke thema’s. Deze vier vragen kunnen zorgen voor duidelijkheid over medewerkersparticipatie.

1. Wat is het onderwerp of voorgenomen besluit precies waarover de mening van de medewerkers wordt gevraagd? Gaat het om een nieuwe manier van werken, een reorganisatie, kernwaarden of het oplossen van onderwerpen zoals werkdruk of ziekteverzuim?
2. Wat is bij de besluitvorming de invloed van de medewerkers?
   Voor de medewerkers is allereerst belangrijk om te weten of ze meepraten over een besluit van de bestuurder of een advies van de OR. Verder horen ze te weten of ze input geven of dat ze mee mogen besluiten. Soms wordt ten onrechte de indruk gewekt dat medewerkers ergens over mogen besluiten terwijl dat niet zo is. Dan doen ze de volgende keer natuurlijk niet meer mee.
3. Wat is de rol en de invloed van de OR?
   Bij onderwerpen waar de bestuurder mee komt, wordt de OR vaak gevraagd om mee te praten in een werkgroep of projectgroep over dat thema. Maak vooraf duidelijk aan de bestuurder én werkgroep of de OR hier als toehoorder bij zit of inhoudelijk een mening geeft. In dat laatste geval moet het OR-lid dat deelneemt een mandaat hebben van de OR. De OR kan dan met goed fatsoen niet meer iets anders adviseren dan in de werkgroep door het deelnemende OR-lid is betoogd.
4. Wat is de rol van de bestuurder bij het betrekken van de medewerkers?
   Neemt de bestuurder het initiatief of de OR? Of is het een gezamenlijk project? Soms nemen ondernemingsraden zelf het initiatief om medewerkers te betrekken. De uitkomsten worden gebruikt bij de advisering van de ondernemingsraad. Een mooie inzet van de ondernemingsraad is om te proberen om gezamenlijk medewerkers te betrekken. Bestuurder en OR kunnen aangeven dat de input van de medewerkers (zwaar) wordt meegewogen bij het besluit of zelfs wordt overgenomen.

De uitvoering van medewerkersparticipatie

Als de kaders duidelijk zijn, komt het aan op een goede uitvoering. Hier de belangrijkste tips op een rijtje:

1. Betrek de medewerkers alleen als het thema echt belangrijk is voor hen
   Als het thema te abstract, te technisch of te lange termijn gericht is, zal de medewerker minder gemotiveerd zijn. Onderwerpen die betrekking hebben op de manier van werken, het oplossen van problemen, een verhuizing of wijziging van arbeidsvoorwaarden kunnen op meer belangstelling rekenen.
2. Kies een werkende vorm voor de medewerkersparticipatie
   Medewerkers kun je op verschillende manieren laten meepraten. Meestal worden er werkgroepen, satellietgroepen of projectgroepen gevormd. De naam maakt niet zoveel uit. Zorg er vooral voor dat er een goede afspiegeling van medewerkers in de groep te vinden is. Niet alleen mensen die overal tegen zijn maar ook medewerkers die vanuit het organisatiebelang kunnen denken. Als het onderwerp niet te zwaar is, hoeft de groep niet te lang te bestaan. Zorg er ook voor dat er niet teveel mensen inzitten. Effectief vergaderen wordt vaak al lastiger vanaf 8 tot 10 deelnemers. Vergader niet langer dan een uur.
3. Zorg voor een duidelijke opdracht
   Als de groep start, zal deze moeten weten wat precies van hen wordt verwacht. Wat is de vraag die de deelnemers met elkaar gaan beantwoorden? Wat moet de uiteindelijke output van de groep zijn? Een advies met aanbevelingen, een presentatie, een voorstel voor een besluit, et cetera? Op welke datum moet het klaar zijn?
4. Zorg voor een helder proces en sturing
   Sta als werkgroep of als facilitator van de werkgroep als eerste stil bij hoe je als groep het doel gaat bereiken. De besluitvorming kent een aantal fasen zoals beschreven in het BOB-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Zorg dat er een goede voorzitter of facilitator is die als belangrijkste taak heeft om het proces te sturen. Leg per stap vast wat de resultaten zijn van de gesprekken.
5. Help de medewerkers bij de besluitvorming
   De meeste medewerkers zijn niet gewend om op deze manier samen te werken. Ze kennen elkaar vaak niet goed en zijn minder op elkaar ingespeeld. Je kunt medewerkers helpen door concreet aan te geven hoe ze zich kunnen voorbereiden. Als een onderwerp ingewikkeld is, kan je het versimpelen met scenario’s of werken met mogelijke opties.
6. Houd de medewerkers betrokken, ook na hun advies
   Nadat de groep zijn advies heeft gedeeld, is het belangrijk om de groep op de hoogte te houden van de verdere ontwikkelingen en de besluitvorming over het thema. Het kan ook zijn dat de groep nog een keer bij elkaar wordt geroepen om het conceptadvies van de ondernemingsraad of het conceptbesluit van de bestuurder te bespreken.