Ondernemingsraad (OR) - Geheimhoudingsverplichting

Is de ondernemingsraad altijd verplicht om geheim te houden?

De ondernemingsraad heeft weinig plichten. De geheimhoudingsplicht (embargo) is een van de belangrijkste verplichtingen van de ondernemingsraad. En één van de lastigste.

Volgens artikel 20 WOR moeten de leden van de ondernemingsraad en de commissies 1) ‘alle zaken en bedrijfsgeheimen’ geheimhouden en 2) alle informatie waarvan de bestuurder heeft gezegd dat deze onder de geheimhoudingsplicht valt.

Daar wordt in artikel 20 WOR aan toegevoegd 3) de informatie ‘waarvan de ondernemingsraad het vertrouwelijk karakter moet begrijpen’. Dit betekent dat iets niet alleen geheim is als de bestuurder het zegt. De OR moet dus uit de context van het gesprek afleiden dat iets geheim is of kan zijn. Om te voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat, kan de ondernemingsraad in twijfelgevallen dus maar beter aan de bestuurder vragen of de informatie met anderen mag worden gedeeld.

Sommige bestuurders laten de leden van de ondernemingsraad een geheimhoudingsverklaring (non disclosure agreement of NDA) tekenen. Door het bestaan van artikel 20 WOR is dit helemaal niet nodig. Geheimhouding hoeft ook niet in het reglement van de ondernemingsraad te worden opgenomen. Met een geheimhoudingsverklaring willen bestuurders soms wat extra druk zetten.

Geheimhouding helpt de bestuurder en ondernemingsraad om in een vroeg stadium belangrijke voorgenomen besluiten te kunnen bespreken. Als er bijvoorbeeld gesproken wordt over een reorganisatie is het voor niemand prettig als dit rond gaat zingen op de werkvloer voordat het besluit is genomen. Als de bestuurder op de geheimhouding door de ondernemingsraad kan vertrouwen, zal hij meer en eerder informatie delen.

De plicht van de geheimhouding staat wel op gespannen voet met het recht van achterbanraadpleging. Hoe kun je medewerkers vragen wat ze van een voorgenomen besluit vinden als je er niet over mag praten?

Als geheimhouding niet echt nodig is, siert het de bestuurder om de informatie niet ‘onder embargo’ te geven. De SER heeft enige tijd geleden in een advies aangegeven dat bestuurders terughoudend met geheimhouding om zouden moeten gaan. Anders dan de bestuurder soms denkt, worden onderwerpen soms in de wandelgangen al besproken. Geheimhouding is dan ook niet echt meer nodig.

Het kan voor een bestuurder voordeel opleveren om de ondernemingsraad met de medewerkers te laten praten over een voorgenomen besluit. Dat geeft inzicht in hoe het besluit zou kunnen ‘vallen’ en waar eventuele pijnpunten zitten. Door meer open te zijn kan de bestuurder het draagvlak bij medewerkers vergroten.