Ondernemingsraad (OR) - Vergaderstructuur

Wat is een handige vergaderstructuur voor een OR-vergadering?

De meeste OR-leden zullen wel herkennen dat in vergaderingen regelmatig wordt afgedwaald. De vergadering duurt langer dan nodig, OR-leden haken af en er worden geen knopen doorgehakt. Tijd voor het beter structureren van de vergadering.

De voorzitter of het DB bereidt de vergadering voor. Niet alleen met de bestuurder en inhoudelijk, maar ook de aanpak van ieder vergaderpunt.
Bepaal voor ieder agendapunt

1. Waarom staat dit punt op de agenda? Wordt het punt ter informatie, advies of instemming besproken?
2. Wat is het doel van dit punt? Wat hebben we concreet als dit punt klaar is? Bijvoorbeeld een standpunt, scenario’s, de 3 beste ideeën, et cetera.
3. Welke vragen gaan we bij het bespreken van dit punt achtereenvolgens bespreken?
4. Hoe gaan we dit punt bespreken? Bijvoorbeeld met een rondje, brainstorm, kleinere groepjes, met inleiding/voorstel werkgroep, et cetera.
5. Hoe verdelen we de rollen? Wie zit voor, wie schrijft op het bord, wie let op het proces?

Tijdens de vergadering is het belangrijk dat de voorzitter zich aan deze structuur houdt. Vanuit het oogpunt van vergadertechniek is het beter als de voorzitter zich niet bezig houdt met de inhoud. Dat is voor veel voorzitters lastig omdat ze vaak ook goed geïnformeerd zijn. Als de voorzitter erg betrokken is bij een onderwerp kan een ander OR-lid zoals bijvoorbeeld de vicevoorzitter de honneurs waarnemen.