Ondernemingsraad (OR) - Agenda OR-vergadering

Hoe ziet de agenda voor het OR-vergadering er uit?

Een goede agenda helpt enorm bij het efficiënt vergaderen. Vaak staan op een agenda bijvoorbeeld teveel onderwerpen, steeds dezelfde onderwerpen of is er alleen een standaard agenda. Hoe ziet een goede agenda voor het OR-overleg er uit?

Vaak wordt de agenda voor het eigen OR-overleg bepaald door de voorzitter en de (ambtelijk) secretaris. Een deel van de agenda voor de vergadering is vast zoals goedkeuren notulen, mededelingen, etc. Een andere deel is variabel. De inhoud van het variabele deel wordt mede bepaald door de onderwerpen die door de bestuurder zijn aangedragen.

Voorbeeld van een standaardagenda voor een OR-overleg.

1. Opening
2. Mededelingen van voorzitter en OR-leden
3. Ingekomen en uitgegane post door de secretaris
4. Notulen vorige vergadering goedkeuren
5. Inhoudelijke onderwerpen
6. Wat verder ter tafel komt (WVTTK)
7. Rondvraag
8. Agenda volgende vergadering
9. Sluiting

Vaak gaat met zo’n agenda veel tijd op aan formaliteiten zoals het goedkeuren van de notulen van de vorige vergadering of -ook nog- het bespreken van het verslag van de overlegvergadering. De eerste vier punten geven ook vaak aanleiding om uit te wijden en af te dwalen. Daarom is het aan te raden om een aantal onderdelen van de agenda af te halen:

• Ingekomen en uitgegane post: kunnen de OR-leden zelf lezen als ze dat willen.
• Notulen van de vorige vergadering: als je opmerkingen hebt, kan je die vooraf mailen
• WVTTK: als je een agendapunt hebt, kun je dat vooraf bij de secretaris doorgeven
• Rondvraag: vaak mosterd na de maaltijd

Zo heb je meer tijd voor het belangrijkste onderdeel; het bespreken van inhoudelijke onderwerpen. Dit is een voorbeeld van een strakkere agenda voor een OR-overleg:

1. Opening
2. Mededelingen van voorzitter en OR-leden
3. Inhoudelijke onderwerpen (met bevoegdheid OR, doel, vraag, tijd)
4. Doornemen actielijst
5. Agenda volgende vergadering
6. Evaluatie

Het is belangrijk om de actielijst door te nemen zodat onderwerpen niet verzanden of niet meer gemonitord worden. Sta aan het einde van de vergadering verder ter evaluatie nog 5 minuten stil bij hoe de vergadering is verlopen. Wat ging er goed en wat kan er de volgende vergadering beter?

Tot slot is het verstandig om bij de inhoudelijke onderwerpen per onderwerp het volgende te vermelden op de agenda voor de OR-vergadering:

1. Is dit onderwerp ter informatie, advies of instemming?
2. Wat is het doel van het onderwerp in die vergadering?
3. Wat is de concrete vraag die beantwoord moeten worden?
4. Wat is de verwachte tijdsbesteding?

Wil je samen met de OR effectiever leren vergaderen? Doe dan onze praktische training ‘Effectief vergaderen in de OR‘. Wil je als dagelijks bestuur de vergadering beter leren sturen? Volg dan onze DB-training ‘Leiding geven aan de OR‘. Hierbij krijg je tips van ons én van andere voorzitters en secretarissen.