Effectief communiceren in de OR-vergadering – Communiceren als een beest – Deel 11

Vergaderen is de core business van de ondernemingsraad. In aanvulling op de vorige blogs lees je hier hoe je om kunt gaan met stijlverschillen tijdens de OR-vergaderingen, hoe je er voor kunt zorgen dat iedereen gehoord wordt en hoe je tot besluiten komt.

Rekening houden met verschillende dieren in de vergadering
Alle dieren hebben verschillende behoeften in een vergadering. Hieronder een aantal tips om OR-leden met verschillende stijlen bij de les te houden:

• Een haan houdt van tempo en vindt het lastig om zijn hoofd erbij te houden als het gesprek afdwaalt. Herhaal als voorzitter regelmatig welke vraag er op dat moment centraal staat en vat samen hoe ver de groep al is met het punt. Als voorzitter kun je de haan erbij houden door hem te vragen even te formuleren wat er nu is besloten of wat de conclusie is.
• Een kip vindt het fijn om vaak het woord te nemen. Als voorzitter kun je dit enigszins in de hand houden door de kip regelmatig kort samen te vatten en dan te vragen wat de OR leden ervan vinden die nog niet aan het woord zijn geweest.
• Schapen kunnen er gezellig, maar wel wat passief bij zitten in de vergadering. Als je ze een vraag stelt duurt het vaak even voordat ze ter zake komen. Je kunt dit als voorzitter een beetje bijsturen door je vraag specifieker te maken in plaats van een open vraag te stellen.
• De uil tenslotte veroorzaakt bijna nooit problemen in de vergadering met zijn communicatie omdat de uil niet veel zegt. Je kunt hun deelname vergroten door ze vooraf te vragen om iets voor te bereiden. Ook helpt het om deze OR-leden te vragen eerst een minuutje na te denken over een vraag, bijvoorbeeld: ‘Wat zou jouw advies aan de bestuurder zijn?’. Om vervolgens de uil als eerste te vragen zijn gedachten te bespreken.

Vergadertechnieken om de OR beter te laten luisteren
Een veel gehoorde klacht over communicatie tijdens OR-vergaderingen is dat er niet goed naar elkaar wordt geluisterd. Hieronder drie tips om in de OR-vergaderingen het luisteren te bevorderen:

• Bereid de structuur van ieder punt goed voor. OR-leden luisteren meestal goed als ze weten wat het doel van een vergaderonderwerp is, hoe lang het punt duurt en wat precies de vraag is.
• Verklein de groep als deze uit meer dan 5 tot 7 leden bestaat. Kleine groepen communiceren effectiever en iedereen kan meepraten. Vergaderen in een grote groep is voor bijna niemand prettig. De één wil graag meer tijd om zelf te praten en de ander vindt het eng om het woord te nemen in de grote groep. Werken in kleinere groepen lijkt tijd te kosten, maar versnelt de discussie juist. Geef de groepjes wel een duidelijke vraag mee en een tijdslimiet.
• Vat veel vaker samen dan normaal. Het voelt wat overdreven voor sommige voorzitters, maar een regelmatige samenvatting is onmisbaar tijdens vergaderingen. Dat komt omdat van een hele OR er altijd wel één lid niet zit op te letten, even naar de wc was of de discussie niet helemaal kon volgen. Het helpt als er iemand meeschrijft op een flipover of whiteboard.

Vergadertechnieken die het tempo van de communicatie beïnvloeden
Verschillende dieren vragen om een verschillend tempo. De uil neemt zijn tijd en voor de haan kan de vergadering altijd wel wat sneller. Hier wat praktische tips om het tempo in de vergadering aan te passen:

• Stel sneller en vaker voor om te stemmen. Het leidt tot ergernis als de discussies in de OR-vergadering uitlopen en meningen worden herhaald. Sluit het gesprek af door te stemmen over de voorstellen die er gedaan zijn of door te kiezen welke onderwerpen prioriteit moeten krijgen.
• Onderbreek OR-leden die te veel afdwalen. Een vergadering leiden vraagt een beetje een bazige manier van communiceren, zeker als er veel kippen in de groep zitten. Als OR-leden afwijken van de centrale vraag moet je ze als voorzitter terugsturen. Dit lukt alleen als je tijdig onderbreekt.
• Wees zuinig met tijdrovende rondjes. Maak alleen een rondje bij de onderwerpen waar je echt ieders stem wil horen. Dat zijn meestal alleen onderwerpen die gaan over delicate kwesties of over persoonlijke zaken. Zoals: ‘Heb je nog vertrouwen in deze bestuurder?’ of ‘Wat wil jij leren het komende jaar?’
• Voorkom steeds terugkerende agendapunten door ook te vragen: ‘Wie heeft hierover een andere mening?’. Zorg dat ook deze afwijkende standpunten worden besproken. Dit kost op de korte termijn wat meer tijd, maar het maakt de besluiten beter.

Effectief communiceren bij emoties in de OR-vergadering
Er komen wel eens onderwerpen ter sprake in de OR-vergadering die OR-leden persoonlijk raken. Natuurlijk moet er ruimte zijn om de problemen die er spelen op bepaalde afdelingen te horen en te bepalen wat de ondernemingsraad ermee kan doen. Het kan als voorzitter van de vergadering lastig zijn om door emotie gedreven OR-leden te onderbreken. Als voorzitter zou je als volgt kunnen reageren:

1. Onderbreek het OR-lid op een vriendelijke manier (‘Wim, mag ik even samenvatten wat je zegt?’)
2. Direct gevolgd door een samenvatting (‘Je maakt je grote zorgen over jullie team, omdat…’)
3. Verplaats je oogcontact naar de andere OR-leden
4. Stel een afsluitende vraag (‘Wat gaan wij met dit onderwerp doen?’) 

Vergaderen over communicatie
Communicatie zelf kan ook een relevant agendapunt zijn. Neem bijvoorbeeld als onderwerp: ‘Wat gaan we zeggen tegen de bestuurder over dit onderwerp?’, ‘Welke vragen gaan we stellen aan de achterban tijdens de OR-lunch?’ of ‘Welk bericht zetten we deze week op intranet?’ De vergadering levert zo concretere uitkomsten op.

Effectiever communiceren met OR-leden moet nu wel lukken. Door ook de bestuurder te benaderen als een beest krijg je meer voor elkaar. In deel III van dit handboek lees je hoe je effectiever kunt communiceren met verschillende type bestuurders.