De 5 Gouden tips voor de overlegvergadering met bestuurder en ondernemingsraad (OR)

Niet alle ondernemingsraden kijken uit naar de overlegvergadering met de bestuurder en de OR. De bestuurder bepaalt vaak de agenda en is veel aan het woord. Als groep is het lastig om snel en eenduidig te reageren. Hier onze tips voor een prettige overlegvergadering.

1) Organiseer jezelf voor én tijdens de overlegvergadering
Laat je als ondernemingsraad niet teveel verrassen door de agenda van de bestuurder. Zorg dat je van tevoren weet welke onderwerpen besproken gaan worden. Breng zelf ook actief onderwerpen in. Zorg dat de agenda voldoende concreet is zodat je je er op kunt voorbereiden. Spreek verder van tevoren af wie waarover het woord voert tijdens de overlegvergadering met de bestuurder. Dat lijkt wat geforceerd maar werkt toch beter dan niets afspreken. En ga nooit onderling in discussie met de bestuurder erbij. Dat staat echt heel raar.

2) Durf te onderbreken
Sommige bestuurders komen naar de overlegvergadering om lekker te vertellen. Niet om echt te overleggen. Als de bestuurder veel aan het woord is, zakt de OR in en verliest de controle over het gesprek. Je zal de bestuurder dus soms moeten onderbreken. Doe dat wel op een vriendelijke wijze door bijvoorbeeld een vraag te stellen. Zo kun je het gesprek sturen. Als je het gesprek wilt overnemen, kun je ook onderbreken met een samenvatting. ‘Dus als ik het goed begrijp…’. In dezelfde flow kun je vervolgens je eigen punt maken. Bedenk maar dat mensen die zelf onderbreken, het vaak niet erg vinden om onderbroken te worden. Ze doen het immers zelf ook.

3) Breng je standpunt kort en bondig
Zoals je zelf niet houdt van een lang verhaal, houdt de bestuurder ook niet van lange verhalen. Zorg er daarom voor dat je als ondernemingsraad je standpunten kort en bondig communiceert. Begin niet met de inleiding maar met de conclusie. Onderbouw het standpunt van de OR met (maximaal) drie kernachtige en objectieve argumenten. Het kan geen kwaad om het overbrengen van het standpunt in de OR of in het DB te oefenen. En anders voor de spiegel.

4) Geef duidelijk aan wat de bestuurder kan doen
Als ondernemingsraad is het soms verleidelijk om met problemen te komen: signalen uit de achterban over werkdruk, niet functionerende managers, onzekerheid over de reorganisatie. Het is voor een bestuurder lastig om op algemene ‘klachten’ te reageren. De bestuurder kan wél ‘ja’ of ‘nee’ zeggen als je hem concreet vraagt om wat te doen. Bijvoorbeeld: ‘Zou je het MT willen vragen om in het werkoverleg te vertellen wat de reorganisatie voor de afdeling gaat betekenen?’.

5) En als je het niet meer weet: ga samenvatten
Soms wordt je als ondernemingsraad tijdens de overlegvergadering door de bestuurder overvallen door een nieuw onderwerp of door een reactie die je niet had verwacht. Ga niet improviseren, maar koop tijd. Vat tijdens het gesprek samen wat de bestuurder zegt en zeg dat je daar als ondernemingsraad nog even over wilt overleggen. Je kunt het gesprek ook even stilleggen door voor te stellen een kopje koffie te gaan drinken. Tijdens de koffie bespreek je hoe je in de vergadering zal reageren.

Wil je weten hoe Schateiland je ondernemingsraad kan trainen voor een effectieve overlegvergadering met de bestuurder? Bel ons op 06 30 95 86 61 of mail ons op info@schateiland.com. Hier vind je meer informatie over onze OR-training ‘Samen werken met de bestuurder’. Wilt u als bestuurder beslagen te ijs komen, volg dan onze WOR-cursus voor de bestuurder, directie, MT en/of HR.