Wat zijn de taken van de (ambtelijk) secretaris van de ondernemingsraad (OR)?

Als (ambtelijk) secretaris lijk je wel eens de vliegende kiep van de ondernemingsraad. Wat mag de ondernemingsraad van jou verwachten? Wat mag jij van de ondernemingsraad en de voorzitter verwachten. Wat zijn eigenlijk de taken van de (ambtelijk) secretaris van de ondernemingsraad? Bekijk hier ons handige overzicht. Je kunt dit overzicht ook gebruiken om te bedenken of de rol van secretaris past bij je kwaliteiten en competenties.

De taken van de (ambtelijk) secretaris ondernemingsraad

1. Voorbereiden en verslagleggen vergadering

• Plannen vergaderingen en vergaderruimtes en uitnodigen deelnemers
• Met de voorzitter (en vicevoorzitter) voeren van agendaoverleg met de bestuurder
• Met de voorzitter (en vicevoorzitter) opstellen van de agenda voor de vergadering
• Met de voorzitter (en vicevoorzitter) voorbereiden van de vergadering (doel punt, tijdsduur, aanpak)
• Toesturen notulen en stukken voor vergadering aan OR-leden en/of bestuurder
• Tijdens vergadering maken van aantekeningen voor de notulen en (in samenwerking met de voorzitter) bevorderen dat besluiten expliciet worden gemaakt en vastgelegd

2. Voeren secretariaat

• Behandeling ingekomen stukken
• Voeren van correspondentie met bestuurder en medewerkers
• Opstellen (concept-)notulen van in elk geval de OR-vergadering en eventueel de ov-vergadering, de OC-vergadering en de vergadering van commissie- of werkgroep
• Inrichten en beheren van archief met stukken en notulen
• Ter beschikking stellen van (door OR en eventueel de bestuurder) geaccordeerde notulen (intranet, G-schijf, etc.)

3. Diversen

• Organiseren van de verkiezingen van de ondernemingsraad
• Faciliteren en adviseren ondernemingsraad en commissies
• Met de voorzitter organiseren van scholingsdagen en eventueel verslaglegging hiervan
• Communicatie met de medewerkers (bijvoorbeeld als lid commissie Communicatie/PR)
• Opstellen jaarverslag (bijvoorbeeld als lid commissie Communicatie)
• Verantwoordelijk voor kennis van (actualiteiten) wet- en regelgeving (WOR)
• Inwerken nieuwe OR-leden

Dit overzicht van taken van de (ambtelijk) secretaris in indicatief; je kunt meer en minder doen. Als je ambtelijk secretaris bent, worden de meeste van deze taken vaak wel van je verwacht. Een secretaris die ook gewoon medewerker en OR-lid is, kan deze in overleg bepaalde taken ook verdelen of delegeren. De (vice)voorzitter of een commissie Communicatie/PR kunnen je ook werk uit handen nemen.

Wil je weten hoe je jouw taken effectief in de praktijk kan brengen in samenwerking met de (vice)voorzitter? Kom dan naar onze training Leiding geven aan de OR. In deze OR-training leer je samen met en van andere secretarissen en met (vice)voorzitters. Het werkt het beste om met het dagelijks bestuur gezamenlijk aan deze training mee te doen. Bekijk hier alvast onze tips voor de (ambtelijk) secretaris!