De 5 Gouden tips voor communicatie in teams

Je vindt waarschijnlijk dat je zelf normaal communiceert en dat collega’s hun communicatie wel wat kunnen verbeteren. Toch hier ook voor jou de 5 Gouden tips voor communicatie in teams:

1) Pas je aan aan de communicatiestijl van je collega
Het is helaas zo dat collega’s zich meestal niet aanpassen aan jouw communicatiestijl. Als je wilt dat de communicatie in het team verbetert, kan je proberen je aan te passen aan de communicatiestijl van je collega. Wat is het voor een type? Heeft hij behoefte aan een sociaal praatje of komt hij liever meteen ter zake? Is het iemand die graag vertelt of moet je actief vragen stellen? Vaak zijn het kleine dingen die je kunt doen: even je mond houden, samenvatten wat de ander zegt, meer of juist minder zeggen wat je denkt. Vat de eigenaardigheden in de communicatiestijlen van collega’s niet persoonlijk op. Het is maar een stijl.

2) Maak duidelijke afspraken
De kern van communicatieproblemen schuilt vaak in onduidelijke afspraken. Collega’s zeggen vaak toe om ‘er even naar te kijken’, ‘hun best te doen’ en ‘ermee aan de slag te gaan’. Achteraf blijkt dan dat ze maar twee handen hebben of dat ze geen ijzer met handen kunnen breken. Probeer eens wat concretere afspraken te maken dan natuurlijk voelt. Wat moet er precies gedaan worden? Wat verwacht je precies van mij? Wanneer moet wat klaar zijn? Niet het leukste om te doen maar het voorkomt veel communicatieproblemen.

3) Geef feedback over het werk, niet over personen
In een training feedback leer je dat feedback ‘een cadeautje is dat je mag uitpakken’. Dat ziet niet iedereen zo. Veel teams vinden wel dat teamleden elkaar wel wat meer mogen aanspreken. Alleen gebeurt dat weinig. Dat komt omdat feedback meestal te zwaar wordt aangezet. Het is spannend om je gevoelens op tafel te leggen. En al helemaal om daar constructief naar te luisteren. Laat de gevoelens die je bij iemand hebt daarom soms maar even achterwege. Feedback geven en ontvangen wordt makkelijker als je het vooral op het werk betrekt. Vertel je collega waar het feitelijk om gaat en vertel wat je graag de volgende keer anders zou willen. Dat is makkelijker. Lees hier onze 5 Gouden tips voor feedback. Enne.. vermijd het geven van feedback in de mail. En al helemaal als je boos bent en met je baas in de cc.

4) Eerst begrijpen, dan begrepen worden
Als je het gevoel hebt dat je soms alles tien keer uit moet leggen of dat collega’s nooit naar je luisteren, zou er een lampje bij je moeten gaan branden. Het heeft waarschijnlijk geen zin om het nog een keer uit te leggen. Als je er niet uitkomt met een collega, verdiep je dan eens echt in wat je collega bedoelt. Waarom wil je collega iets op een andere manier, wat zijn de redenen daarvoor? Wat voor een belang heeft een collega? Als je laat zien dat je bereid bent te verdiepen in je collega, zal je merken dat je collega ook naar jou gaat luisteren. Het klinkt soft, maar het helpt echt.

5) Spreek af waarover je als team communiceert
Teams vinden vaak dat ze te weinig worden geïnformeerd en dat ze van elkaar onvoldoende weten wat ze doen. Tegelijkertijd hebben ze het gevoel dat ze omkomen in de e-mails met bijlagen. Spreek met je team af waar je over communiceert. Wat zijn de onderwerpen waarover het team op de hoogte wil blijven? Waarover hoeft niet gecommuniceerd te worden? Dat scheelt ook een hoop tijd in het werkoverleg. Soms wordt het MT verweten dat ze te weinig of te laat communiceren. Dat is niet altijd expres. Spreek ook met je manager af waarover hij aan het team communiceert. Of vraag zelf om informatie of een besluit.

Wil me meer weten hoe Schateiland je team helpen om de teamcommunicatie te verbeteren, bijvoorbeeld met Effectief communiceren in teams, een training communicatie voor teams of een teamdag / teambuilding? Bel ons dan op 06 33834091 of mail naar info@schateiland.com.